Le budget de l'Ordre
L'Ordre national des pharmaciens (ONP) étant une institution de droit privé, sa gestion est soumise aux principes généraux de la comptabilité privée. Elle doit également respecter plusieurs règles énoncées dans le code de la santé publique (CSP) ou, plus généralement, résultant du fait que l'ONP est chargé de la gestion d'un service public. Enfin, sans préjudice de ce cadre légal qui s'impose à toutes ses instances, l'Ordre entend fonder sa gestion financière sur un certain nombre de principes adoptés en commun par ses Conseils.
Préparation du budget
Cotisations
Indemnité des conseillers ordinaux
Engagement des dépenses et procédures de paiement
Contrôles de la gestion
Contrôles externes
Préparation du budget
La préparation du budget est un processus complexe fait en toute collégialité des parties prenantes. Dans un premier temps, la Commission des finances de l’Ordre se réunit pour faire le point sur l’exécution du budget en cours. Sur la base des propositions de budgets des différentes directions et services, elle établit un budget global qui est ensuite discuté, amendé et voté par le Conseil national.
Le budget permet à l’Ordre de remplir les missions que le législateur lui a confiées . Il est également le reflet de la politique de chaque Conseil, qu’il traduit sous forme de moyens.
Le budget est structuré en 2 parties :
- un budget de fonctionnement qui est l’agrégation des budgets de fonctionnement du Conseil national, des sections et du budget commun,
- un budget d’investissement qui concerne les locaux, leur aménagement et leur rénovation, le matériel y compris informatique, les logiciels, le mobilier, ainsi que certains projets informatiques…
Cotisations
Lors de la préparation du budget, le montant des cotisations ainsi que les modalités de l’appel à cotisation et leur recouvrement sont votés par le Conseil national.
Les cotisations demandées à chaque pharmacien, personne physique ou morale, inscrit aux tableaux en fonction de sa section (article L. 4231-7 du CSP) constituent l’essentiel des ressources de l’Ordre.
Chaque cotisation est désormais affectée en totalité à la section d’appartenance du pharmacien. Les Sections et la Direction des Technologies en Santé (DTS) deviennent des centres de profit auxquels sont répartis les charges directes des budgets des services communs et du Conseil national en fonction d’une clé de répartition.
Un appel général des cotisations est effectué en début d’exercice. En cours d’exercice, plusieurs appels partiels sont réalisés, afin que soient appelés à cotiser les pharmaciens et sociétés exerçantes inscrites ultérieurement.
L'appel général est opéré chaque année en janvier pour un cycle de cotisation correspondant à l'année civile.
Le Conseil national peut le cas échéant accorder aux confrères qui en font la demande par écrit des exonérations partielles ou totales de cotisation selon des critères liés à la radiation, à l’activité ou aux ressources. Ces règles sont détaillées à la rubrique Cotisation dans l’Espace pharmaciens .
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Indemnité des conseillers ordinaux
L’article D. 4233-28 du CSP précise que "le président, le vice-président, le trésorier ou un membre chargé d'une mission spécifique d'un conseil régional, central ou national ou d'une délégation peuvent percevoir une indemnité liée à leurs responsabilités.
Le montant de cette indemnité est fixé en fonction des missions et de la charge de travail de chacun et est révisable annuellement par le Conseil national après avis des conseils centraux lors de sa session plénière consacrée au budget. […]
Les modalités de répartition de ces indemnités sont fixées dans le règlement budgétaire et comptable de l'Ordre prévu à l'article L. 4231-7 ."
Par ailleurs, l’article D. 4233-29 stipule que "les membres élus d'un conseil régional, central ou national ou d'une délégation de l'Ordre, non attributaires de l'indemnité prévue à l'article D. 4233-28 , peuvent percevoir une indemnité de participation aux travaux lorsqu'ils siègent ou participent à une réunion ordinale ou assurent une mission ponctuelle à la demande du président de leur conseil ou délégation.
Cette indemnité est fixée par le Conseil national après avis des conseils centraux et est révisable annuellement lors de sa session plénière consacrée au budget."
Engagement des dépenses et procédures de paiement
Tous les achats de biens et de services effectués par l’Ordre doivent être justifiés par les besoins de ses missions, dans le respect des procédures et référentiels existants, et le souci d’un emploi efficient des crédits.
Depuis le 1er janvier 2020, en application de l’article L.4231-8 du CSP , les conseils nationaux des ordres professionnels de santé sont soumis à des règles plus strictes en matière de publicité et de mise en concurrence relatif aux marchés passés.
L’exécution de la dépense à l’Ordre national des pharmaciens s’opère dans le respect du principe de séparation entre l’ordonnateur, le liquidateur et le payeur.
- L’ordonnateur prescrit l’exécution de la dépense par un acte d’engagement. Les présidents des conseils de l’Ordre sont ordonnateurs principaux.
- Le liquidateur constate la réalité de la dette, notamment en vérifiant que le service a bien été effectué, puis arrête le montant de la dépense (bon à payer). Ces opérations peuvent être réalisées matériellement par des élus ou des collaborateurs.
- Le payeur est chargé du paiement des dépenses ordonnancées et liquidées. Les trésoriers des conseils et la direction administrative et financière pour le Conseil national, les conseils centraux et les services communs remplissent la fonction de payeur.
Pour les dépenses du Conseil national et des conseils centraux, les règlements doivent être revêtus de la signature originale de deux personnes habilitées parmi les suivantes : le président, le vice-président ou le trésorier du conseil concerné, et le directeur administratif et financier.
Contrôles de la gestion
L’Ordre dispose d’un pôle de contrôle de gestion qui rapporte à la Direction administrative et financière. Le contrôle de gestion mis en place est une activité qui vise à "maîtriser" la gestion administrative et financière, ainsi qu’à apporter une aide au pilotage et à la prise de décision des différents conseils.
L’Ordre a mis en place un dispositif de contrôle interne formalisé au niveau national et régional ayant pour objectif de s’assurer du bon fonctionnement des processus internes de l’institution, de la fiabilité des informations financières et permettant un bon niveau de maîtrise des risques.
Le Conseil national contrôle la gestion des conseils centraux et régionaux de l’Ordre des pharmaciens. Les modalités de contrôle, fixées dans le règlement budgétaire et comptable de l’Ordre, prévoient également pour les conseils régionaux des "visites" sur place, élaborées selon un plan pluriannuel convenu avec le commissaire aux comptes, afin de vérifier les comptes financiers et d’évaluer l’efficience du dispositif de contrôle interne.
Des opérations d’audit interne sont régulièrement menées et ont notamment pour objectif de renforcer la performance de l’organisation en proposant le développement des bonnes pratiques financières en vue de l’amélioration des processus.
Contrôles externes
Conformément à l’article L. 4231-7 du code de la santé publique, un commissaire aux comptes doit certifier annuellement les comptes de l’Ordre national des pharmaciens.
Par ailleurs, comme tout organisme qui est habilité à recevoir des cotisations légalement obligatoires, la Cour des comptes peut exercer des contrôles, pour juger à la fois la conformité des recettes et des dépenses aux règles comptables en vigueur et le bon emploi des crédits, fonds et valeurs gérés par l'Ordre (article L. 111-7 du code des juridictions financières).
