Secrétaire gestionnaire de dossiers pour les Sections B & C (h/f)

L’Ordre national des pharmaciens est l'institution qui regroupe tous les pharmaciens exerçant leur art en France Métropole ou dans les départements et collectivités d'Outre-mer. Il est chargé par la loi de remplir des missions fixées par le Code de la santé publique : assurer le respect des devoirs professionnels, assurer la défense de l’honneur et de l’indépendance de la profession, veiller à la compétence des pharmaciens, contribuer à promouvoir la santé publique et la qualité des soins, notamment la sécurité des actes professionnels.

L’Ordre national des Pharmaciens regroupe près de 74.000 professionnels en exercice. Il comporte 7 sections regroupant les pharmaciens en fonction de leur activité (titulaires d’officine, pharmaciens fabricants ou exploitants, pharmaciens de la distribution en gros, pharmaciens adjoints d’officine, pharmaciens des D.O.M et collectivités d’Outre-Mer, pharmaciens biologistes et pharmaciens hospitaliers). Chacune de ces sections est administrée par un Conseil Central basé à Paris, composé de membres élus et de membres nommés.

Le Conseil national de l'Ordre des pharmaciens est composé de membres élus et de membres nommés. Il est le défenseur de la légalité et de la moralité professionnelle. Il coordonne l’action des conseils centraux et joue un rôle d’arbitrage entre les différentes branches de la profession. Il est qualifié pour représenter, dans son domaine d'activité, la pharmacie auprès des autorités publiques et des organismes d'assistance. Il peut, devant toutes les juridictions, exercer tous les droits réservés à la partie civile relativement aux faits portant un préjudice direct ou indirect à l'intérêt collectif de la profession pharmaceutique. 

Sous l’autorité hiérarchique du Directeur général, des services communs de l’Ordre, composés de plusieurs Directions (Affaires publiques, européennes et internationales, Exercice professionnel, Affaires Juridiques, Communication, Technologies en santé, Finances, Informatique, RH…) travaillent pour tous les Conseils. 

La Section B rassemble les pharmaciens de l’industrie (fabricants, importateurs, exploitants de spécialités pharmaceutiques - environ 4.100 inscrits) et la Section C, les pharmaciens de la distribution en gros (grossistes répartiteurs, dépositaires, distributeurs en gros à l’exportation … - environ 1.200 inscrits). Les deux sections sont gérées par un même service composé d’un Chef de Service, d’un Adjoint au Chef de service –Juriste et de 3 secrétaires chargées de la gestion administrative des dossiers des pharmaciens.

C’est dans ce cadre que nous recherchons un Secrétaire gestionnaire de dossiers (h/f). 

Sous l’autorité du Chef de service, vous prenez en charge : 

• La gestion administrative du tableau de l’Ordre des pharmaciens des 2 sections : vérification de la complétude et de la conformité des pièces constitutives des dossiers pharmaciens et établissements, saisie informatique, suivi des dossiers,
• La contribution au contrôle des autres obligations des pharmaciens (DPC, expérience requise …)
• La préparation et le suivi du contentieux disciplinaire, des réunions des instances et des groupes de travail des sections,
• Des tâches de secrétariat polyvalentes : gestion du courrier et des réponses aux pharmaciens (téléphone, courrier, mails, portail de télé-service), classement et archivage électroniques …,
• Des activités de communication et d’évènementiel : mise en ligne d’informations et documents sur les sites de l’Ordre, envoi de mailings aux pharmaciens, suivi de l’organisation d’évènements (webcast, séminaire…). 

Titulaire d’un Bac + 2/3 en secrétariat, gestion, administration, vous disposez d’une première expérience administrative (gestion et traitement de dossiers). Une expérience acquise dans le secteur de la santé ou dans tout autre secteur réglementé serait appréciée. Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques (plusieurs logiciels internes) et maîtrisez Pack Office et GoogleWorkspace. Vous avez des qualités rédactionnelles et une bonne orthographe. 

Outre votre méthode et votre rigueur, vous disposez d’un bon relationnel et êtes à l’aise à l’oral (nombreux contacts téléphoniques). Votre capacité à intégrer une cadre réglementaire spécifique, votre sens du service et de l’équipe feront la différence pour réussir cette mission. 

CDI temps plein à pourvoir dès que possible - Poste basé à Paris 8ème.
Rémunération : en fonction de l’expérience.